Les délais de paiement sont une problématique récurrente dans le cycle d’activité des entreprises (durant la phase d’échange de facture).
L’Etat, à travers la direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes (DGCCRF) tente de lutter contre les situations de retard et leurs conséquences. La loi de Modernisation de l’économie (LME) délimite les différents délais de paiement pour limiter l’impact sur la trésorerie des entreprises françaises.
Au niveau légal, les détails de paiement font l’objet d’une négociation dans les contrats professionnels entre les partenaires. Les délais de paiement convenus doivent explicitement apparaître sur les factures et dans les conditions générales de vente (CGV) qui y figurent.
Il existe plusieurs configurations de délais de paiement, elles sont listées ci-dessous
- Paiement comptant, se définit par l’obligation du client à payer le bien ou la prestation le jour de la livraison ou de la réalisation de la prestation.
- Paiement à réception : il s’agit d’une obligation de règlement qui prend en compte un délai théorique de réception de la facture. Ce délai, à cause de la condition matérielle du transport des factures papiers est d’au moins une semaine.
- Paiement avec délai par défaut : il correspond à un délai maximal fixé au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Ce type de délai est le plus courant et s’applique de facto à toute facture ne faisant pas mention d’une autre configuration dans le contrat.
- Paiement avec délai négocié : des clauses particulières figurant aux CGV ou convenues entre les parties peuvent permettre d’établir le délai jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture papier. Il existe une autre version spécifique pouvant porter le délai de paiement. Il s’agit de la méthode « 45 jours fin de mois » qui signifie que le règlement doit intervenir au plus tard à la fin du mois civil durant lequel le délai de 45 jours calendaires, à compter de la date d’émission de la facture, est expiré.
Les entreprises sont tenues de connaître la législation en vigueur sur les délais de paiement. Les outils et processus œuvrant dans le payement des factures se trouvent pleinement sous la responsabilité des entreprises. Tout manquement au respect de ces obligations légales peut être financièrement sanctionné par les autorités.
Les décisions de sanctions administratives à la suite des retards de paiement, sont visibles par tous: les articles L.441-6 VI et L. 443-1 du Code de Commerce prévoient une amende administrative conséquente pouvant doubler s’il y a réitération dans un délai de deux ans.
La facturation électronique et les délais de paiement
La dématérialisation fiscale contribue à automatiser les divers processus de facturation. Cette automatisation ouvre des perspectives d’optimisation considérables une fois intégrée aux logiciels comptables ou ERP.
Les contraintes de la circulation matérielle des factures papier sont alors affranchies au profit d’une quasi-instantanéité d’envoie et de réception. Les échanges de donnée entre les entités qui concurrent à l’édition des factures se font de manière beaucoup plus rapide.
La facturation électronique catalyse les processus
Le contexte de la crise sanitaire a fortement perturbé les échanges d’informations. Les exigences d’adaptation que cette situation a relevé confirment un constat : le papier est un format obsolète qui souffre d’un manque de flexibilité. L’indisponibilité et l’éloignement des collaborateurs ont contribué à l’augmentation des retards de paiement. La perturbation de la circulation des informations, le ralentissement de la distribution des courriers et la perte des documents sont des risques inhérents à la nature matérielle des factures papiers.
Le Rapport de l’Observatoire des délais de paiement publié en 2021 indique que la « réception tardive des factures » est le principal argument visant à justifier les retards de paiement entre les entreprises.
La facture électronique, comme nous l’avons traité dans notre article dédié, n’est pas sujette aux contraintes et risques matérielles évoquées. À travers l’accélération général de toutes les étapes de la facturation, les délais de paiement sont considérablement écourtés et contribuent par conséquent à une meilleure maîtrise de la trésorerie.
L’automatisation des processus permet une efficacité accrue d’édition, d’émission, de réception et de traitement des factures. La fiabilité et la traçabilité des échanges garantissent la continuité d’activité des services financiers et comptables.
Avec la dématérialisation fiscale et l’option de paiement intégrable à la solution, l’émission et le traitement des factures sont quasiment instantanés. L’interaction entre les différentes parties prenantes se retrouve fluidifiée.
La conformité des factures élecest automatiquement vérifiée
Les entreprises sont soumises à des obligations précises au niveau de la facturation.
Par ailleurs, le respect des délais de paiement sont très vulnérables aux risque d’inconformité des factures. La moindre erreur ou manque d’information peut compromettre l’intégrité légale de la facture. Le contrôle en temps réel des factures électroniques assure la continuité des processus en éradiquant tout risque de traitement d’une facture erronée. Le processus final de paiement s’en trouve accéléré.
Le processus de contrôle et de validation des factures est une étape chronophage qui peut être à l’origine d’un retard de paiement. Cependant, ce contrôle demeure primordial pour s’assurer de la conformité des transactions. Plus de 70% des retards de paiement seraient issus d’une incohérence de données. Le manque de pièces justificatives et des erreurs de saisie sont des éléments qui compromettent la qualité et validité de la facture traitée.
La dématérialisation fiscale vous permet d’éradiquer les risques d’erreur humaine, en rapprochant automatiquement les données de commande ou réception avec celles de la facture attribuée. Le circuit de validation n’est plus soumis au control manuel répétitif et à faible valeur ajoutée. Les contrôles des données essentiels pour la prise de décision deviennent plus sûres et plus rapides.
L’automatisation des processus en amont et en aval permet d’une part de diminuer grandement les risques d’erreur, et de l’autre une détection plus rapide pour y remédier de manière plus efficace.
La relation client-fournisseur s’en trouve améliorée, les délais de paiement réduits et assurés. Vos échanges gagnent en pertinence et votre entreprise en productivité.
La dématérialisation fiscale, alliée de votre ERP.
Votre progiciel de gestion intégré (ERP) est au cœur de votre organisation et assure la réalisation des fonctions de l’entreprise.
La dématérialisation électronique est un vecteur d’optimisation conséquent œuvrant au bon fonctionnement de votre ERP. Elle permet par la flexibilité et l’adaptabilité qu’elle offre, de rendre compatible les flux de données aux contraintes spécifiques de votre ERP. Ainsi, en assurant le bon déroulement des processus et leurs conformités avec vos partenaires, vous contribuez à la confiance interentreprise.
